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Teamwork
Work in Progress

Teamwork

Komplexe Projekte stehen limitierten Ressourcen (Menschen, Zeit, Geld und Wissen) gegenüber. Techniken und Ideen, um agil und nachhaltig Projekte umzusetzen.

Teamwork

Wie arbeiten wir zusammen?

Um aktiv und professionell im Berufsalltag zurechtzukommen, gibt es folgende Aspekte zu beachten.

Arbeitsprozesse

Vom Briefing über Sprint zu Scrum

Menschliche Dynamiken

Heuristiken um das Risiko zu minimieren.

Unternehmensstrukturen

Wird in einem eigenen Kapitel behandelt.

Ein Kreisdiagramm mit den drei Bereichen Arbeitsprozess, Menschliche Dynamik und Unternehmensstrukturen.
© Webdesign Essentials
Ein Kreisdiagramm mit den drei Bereichen Arbeitsprozess, Menschliche Dynamik und Unternehmensstrukturen.
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Arbeitsprozess

Wie geht man vor?

Die allermeisten Projekte laufen nach folgendem Schema ab.

1. Kunden-Briefing

Als Dokument oder kombiniert mit einer Sitzung, werden die Ziele des Projektes definiert.

2. Konzeption

Um das Projekt umsetzen zu können wird der Kunde beraten und die Umsetzung konzipiert. Im Idealfall von den jeweiligen Expert*innen.

3. Projektplanung

Wenn klar ist, wie das Projekt gemacht wird, kann es im Detail geplant werden. Oft hat die Planung aber bereits vor der Konzeption angefangen. Dies führt zu Engpässen von Ressourcen (Zeit, Menschen, Geld)

4. Umsetzung

Ein Webprojekt oder Applikation wird umgesetzt. Von der Inhaltsarchitektur, Design, FrontEnd und BackEnd. Je nach Logistik simultan oder nacheinander.

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Briefing

Kritisch Hinterfragen

Jedes Briefing braucht eine kritische Analyse. Hier wird das Fundament des Projektes gelegt und die Weichen gestellt. Grosse Erwartungen und Versprechen werden gemacht.

Daher ist es sehr ratsam, diese Versprechen sowie die Verantwortung, die man dadurch auf sich nimmt, kritisch zu analysieren.

  • Achtsamkeit auf fehlende Punkte
  • Konsistenz zwischen geschriebenem und gedachtem Konzept
  • Verständnisfragen klären
  • Rollen und Verantwortungen klären
  • Abnahmeprozess evaluieren und einplanen
  • Qualitätssicherung klären
  • Komplexität reduzieren
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Konzeption

Zwei Enden verbinden

Den Fokus richtig setzen, um stets auf diese Flughöhe zurückkehren zu können.

Die Essenz liegt darin, die richtige Technologie und die richtigen Inhalte zu definieren. Das Design ist die Kür, wenn die anderen Fragen geklärt sind.

Informations-Architektur trifft auf Backend-Entwicklung. Im Idealfall arbeiten diese beiden Parteien an einem Wireframe um Inhalt und technische Machbarkeit zu vereinen.

So bildet sich eine konsistente Terminologie für die eingesetzten Komponenten.

Designer*innen sollten sich gleichsam mit diesen beiden Themen auseinandersetzen, um die Gestaltungsprozess darauf ausrichten zu können.

Der Fokus der Gestaltungskonzeption gilt dem Inhalt und dem Mensch, der diese Seite benutzt.
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Projektplanung

Richtig geplant

Die Projektplanung ist ein heikles Unterfangen. Kunden wollen bereits zu Beginn Klarheit über den Prozess, aber komplexe Projekte bieten diese Sicherheit nicht.

Denn die Komplexität gewisser Ideen wird erst während des Projektes festgestellt. Damit umzugehen ist keine einfache Aufgabe.

Deshalb haben sich die agile und lean Webentwicklungen etabliert. Sie ermöglichen ein Reagieren auf Unvorhergesehenes.

Agile Development

Fokussiert auf die Menschen im Prozess, auf ein schnelles Veröffentlichen in portionierten Stücken, um schneller Fehler/Unstimmigkeiten zu finden und die Qualität zu erhöhen.

Lean Development

Arbeitet mit dem Grundsatz des schlanken Denkens. Der Fokus liegt auf dem ganzen Produktionsflow von Produktionsinventar zur Nachfrage. Dabei wird versucht möglichst alle Teile effizienter und effektiver zu machen, um jegliche Verschwendung zu vermeiden.

Beide Konzepte werden gut und gerne kombiniert.

Scrum

AGile Development

Eine oft eingesetztes Vorgehensmodell für Software- oder Webseiten Entwicklungen.

Scrum arbeitet lean und agile. Scrum akzeptiert, dass der Entwicklungsprozess nicht vorherzusehen ist und arbeitet damit.

Ein Scrum Team organisiert sich selbstständig. Es gibt drei klare Rollen. Product Owner priorisieren und verwalten den Product Backlog um «ihr» Produkt bestmöglich zu entwickeln. Sie halten Rücksprache mit den Stakeholdern.

Das Entwicklungsteam setzt in Sprints aufgeteilte Sammlungen von User Storys (Product Cards aus dem Product Backlog) um.

Nach jedem Sprint gibt es ein Release und das Projekt baut sich so stetig auf.

Scrum Master sind verantwortlich, das sein Scrum Team, eine bestmögliche Arbeit und ein bestmögliches Produkt abliefern kann. Er unterstützt das Team, um alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Um abzuschätzen, wie ein Projekt läuft, wird eine Burndown-Chart eingesetzt und Daily Scrum Stand-Up Meetings abgehalten.

© Axosoft
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Kanban

Lean Development

Die Kanban-Methode unterstützt ein Entwicklungsteam, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erfüllen.

Die Kanban Methode kommt aus der Auto-Industrie zur Steuerung des Material/Produktionsflusses. Doch wird die Methode gerne auch in der Entwicklung eingesetzt.

Das Kanban Board ist das Zentrum der Methode. Es zeigt und strukturiert die zu erledigende Arbeit.

Dabei werden Product Cards (User Storys) in die Spalten Backlog, New (To Do), Work in Progress (Diverse) oder Complete gefüllt.

Jede User Story wandert vom Backlog zu Complete, was wie bei Scrum ein stetiger Software-Release, von fertigen Produkt-Paketen ermöglicht. Damit der Workflow immer sauber läuft, werden die WIP (Work in Progress User Storys) mit WIP-Limits versehen. Eine Einschränkung in der Anzahl an User Storys, die im Moment bearbeitet werden dürfen. Durch diesen Engpass wird die Team-Kollaboration gefördert, um den Workflow aufrecht zu halten, weil alle die ihre Stories abgearbeitet haben, den anderen im Team helfen.

© Axosoft
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Links

Wikipedia

LearnHealth.ch - Kanban Methode

Design Sprint

5 Tage Kreativität

Ein fünf tägiger Workshop um schnell aber fundiert ein Produkt, als Prototyp zu testen.

Wenn die richtigen Expert*innen zusammen kommen, sich Zeit und Fokus nehmen, um gemeinsam an einem Produkt zu arbeiten, kann sensationelles dabei herauskommen.

Aber es kann auch viel heisse Luft produziert werden, da die Implementation oft deutlich komplexer ist, als ein Prototyp.

Die Antwort auf Scrum, Kanban und Co.

Programming Motherfucker

Umsetzung

Design, Frontend und Backend

Umso mehr gemeinsames Verständnis wir über das Projekt und das Projektziel haben umso besser können wir das Projekt umsetzen.

Während der Umsetzung sollte jede*r seine Verantwortung tragen.

Unklarheiten und abweichende Ansichten besprechen. Entscheide fällen und nicht hinauszögern.

Entscheide früh. Lerne daraus. Ändere es.

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RE-RO

Release Early - Release Often

Damit man der Komplexität von digitalen Projekten Herr wird, helfen agile Entwicklungsmethoden. Ein Ansatz, der sich auch für Designer lohnt ist «Release early – release often».

Alles muss sich entwickeln.

Designs muss sich ebenso entwickeln. Daher gilt im Design das gleiche wie für App-Entwickler, früh veröffentlichen, testen, überarbeiten und optimieren.

So kann man aus der eigenen Komfortzone ausbrechen und eine Gestaltung machen, die wirklich funktioniert.

User Testing ebenso in die Release-Planung einbauen und versuchen möglichst rasch erste Versionen zu veröffentlichen.

Aber wie bricht man aus der Komfortzone aus?

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Entscheide!

Anti-Prokrastination

Jede Gestaltungshandlung hat mit Entscheidungen zu tun.

Stockt der Gestaltungsprozess, liegt es oft an der Unklarheit über die Absichten, wie die Gestaltung weiter laufen soll.

Es hilft aus verschiedenen Perspektiven den eigenen Prozess anzuschauen, sich die Anforderungen und Bedingungen zu verinnerlichen und zu definieren, wo die Unklarheiten liegen.

Danach kann man mit klaren Argumenten Entscheide fällen oder delegierte Entscheide einholen.

Argumentationsmaterial gibt es genug.
Von den Gestaltungsgrundlagen, Usability, Accessibility, Budget, Zeit, Mehraufwand, technische Machbarkeit, Personal, etc.

Entscheidungen hinauszögern hilft nicht.

© Johnny Kelly
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Links

Video - How to make a Decision

Ontologisches Design

Wachsen durch seine Arbeit

Während wir Gestalten vertieft sich unser Wissen über das spezifische Thema sowie die Technik der Gestaltung selbst. Diese Erfahrung nehmen wir mit und so gestaltet unsere Gestaltung uns zurück.

Die Metaphysische Abhängigkeit unseres Seins zu unserer selbstdefinierten Realität ist ein starker Transformator unserer Wahrnehmung.

Wir können uns diesen Umstand bewusst werden und mit Achtsamkeit und Würde begegnen.

Wir wachsen mit unserer Erfahrung. Reflektieren wir bewusst diese Erfahrung und nehmen sie in neue Projekte mit.

Genau an diesem Punkt wenden wir uns den menschlichen Dynamiken zu.

Menschliche Dynamiken

Von der Kognition zum Bauchgefühl

Die besten Team-Konzepte nützen nichts, wenn wir uns nur das Schema des Prozesses vor Augen führen und nicht zum Mensch vorstossen.

Als menschliches Wesen habe ich Vorstellungen, Ideen, Absichten und Erwartungen die nicht zwangsläufig mit denen meiner Mitmenschen übereinstimmen.

Die Annahme, die Anderen verstehen es nicht, sind dumm oder ignorant, hilft nicht.

Was hilft, ist das sammlen möglichst vieler Aspekte über das Projekt, das Projektteam und die Kunden. Je mehr ich verstehe, umso besser kann ich Entscheidungen dazu fällen.

Aber wie?

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© Cartoon and Animation
asd
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Team Heuristics

Holistisch? Nicht unbedingt

Heuristik bezeichnet die Kunst, mit begrenztem Wissen (unvollständigen Informationen) und wenig Zeit dennoch zu praktikablen Lösungen zu kommen.

Während ein holistischer Ansatz eine überhebliche Unternote hat, dass man Allwissend und Ganzheitlich denkt, gibt sich ein heuristischer Ansatz bescheidener.

Ein heuristischer Ansatz ist sich der Unwissenheit und dem Unvermögen bewusst (ganz im Sinne der Wissenschaft: Je mehr man weiss, je mehr weiss man wie wenig man weiss)

Was hilft uns das?

© Learn Liberty
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Eine heuristische These*

Team Heuristics

Wir kennen die theoretischen Anforderungen und Bedingungen einer Webseite. Dennoch ist die Umsetzung nicht das Gleiche.

Im Arbeitsalltag muss man mit viel mehr Anforderungen rechnen.

Hierzu müssen wir zuerst die Risiken sowie die Anforderungen kennenlernen, um danach mittels einer grafischen Risiko-Reduktions-Methode ein Projekt einzuschätzen.

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* Diese These baut im Moment nur auf eigener Erfahrung auf und hat noch keine substanzielle Beweisführung.

Risiko

Der Alltag ist voller Gefahren

Es erstaunt immer wieder wie viele Hindernisse auf Projekt Wegen liegen.

Stelle dir Fragen zum Gefahrenpotenzial dieser sieben Aspekte.

Selbst (Ich), Team, Inhalt, Projekt, Kunde, Ökonomie, Zufall

Eine gesamthafte Einschätzung darüber hilft, die Brennpunkte im Blick zu halten.

Falls dir keine Fragen in den Sinn kommen, am Ende des Kapitels sind viele Fragen aufgeführt.

Risiko-Analyse Spider mit den sieben Themengebieten, die es zu eruiren gilt.
© Webdesign Essentials
Risiko-Analyse Spider mit den sieben Themengebieten, die es zu eruiren gilt.
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Anforderungen

WAS BENÖTIGT DIESES PROJEKT

Welche Anforderung an dich und das Projektteam ist gestellt?

Es können auch Bedingungen sein, welche zu Anforderungen werden für ein Projekt.

Anforderungsfragen am Ende des Kapitels.

Anforderungs-Barometer zu den verschiedenen Techniken.
© Webdesign Essentials
Anforderungs-Barometer zu den verschiedenen Techniken.
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Grafische Reduktionsmethode

Zusammenfassung

Mittels einer grafischen Reduktionsmethode können die Anforderungen und Risiken für ein Projekt grob abgeschätzt werden.

Im Grundsatz gilt. Umso komplexer die Anforderungen umso weniger Risiken sollten vorhanden sein.

Grössere Projekte vertragen mehr kleinere Risiken als kleinere Projekte. Aber kleine Fehler können zu grossen Problemen heranwachsen.

Diese Risikoeinschätzung hilft, eine Einschätzung über die Lage des Projektes zu erhalten.

Als Grundsatz gilt:

Risikopotenzial frühzeitig mit dem Team kommunizieren.

Grafische Reduktionsmethode als Matrix zwischen Risiken und Anforderungen.
© Webdesign Essentials
Grafische Reduktionsmethode als Matrix zwischen Risiken und Anforderungen.
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Was sagt uns das?

Fazit

Teamwork ist ein Prozess innerhalb eines Systems. Der Projektteil dieses Systems kann mittels agiler oder lean Prozessen optimiert werden, die zwischenmenschlichen Dynamiken können nur durch Aufrichtigkeit und Transparenz aus dem Weg geräumt werden.

Nicht nur das Handwerk ist wichtig.

Auch die besten Experten können keine ideale Leistung abliefern, wenn andere Risiken dies zu stark beeinträchtigen.

Der Mikrokosmos rund um ein Projekt ist essenziell.

Nur wenn die relevanten Aspekte innerhalb eines Projektes gut zusammenspielen, klappt auch die Umsetzung.

Diskurs ist Wichtig

Wissen, wo jeder im Team steht, was er/sie kann und will sowie eine transparente und direkte Kommunikation mit dem Kunden, hilft Risiken abzubauen und Anforderungen zu schärfen.

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Es scheint unmöglich alle Facetten eines Projektes im Griff zu haben.

Frage Katalog

Risiko Fragen

Deine ehrliche Wahrnehmung innerhalb eines Projektes ist relevant.

Zähle die JA Antworten zusammen, um dein Risikokapital zu eruieren.

Selbst

  • Hast du keine Lust auf dieses Projekt?
  • Hast du abweichende persönliche Ambitionen zum Projektziel?
  • Muss dein Ego über einen Schatten springen?
  • Hast du ungenügend Kapazität?
  • Ist deine Teamfähigkeit ein Problem für dieses Projekt?
  • Reichen deine Skills für diese Aufgabe nicht?

Team (-Mitglieder)

  • Ist die Teamkonstellation ungünstig für dieses Projekt?
  • Stellt die Kundenbeziehung gesamthaft ein Problem dar?
  • Gibt es viele abweichende persönlichen Ziele?
  • Ist das Team überforderten in ihrer Kompetenz zum Projekt?
  • Sind die Diskursfähigkeit/Möglichkeiten zu stark eingeschränkt?

Inhalt

  • Ist der Inhalt Unvollständig?
  • Kann sich der Inhalt noch stark wandeln?
  • Ist die Inhaltsstrategie unklar?
  • Wurden die Inhalte nicht Termingerecht geliefert?
  • Stimmen die effektiven Inhalte nicht mit dem Mengengerüst überein?

Projekt

  • Ist die Briefings-Konsistenz nicht ausgereift?
  • Ist die Briefings-Qualität zu ungenau?
  • Gibt es Unklarheiten über den Projektverlauf?
  • Ist das Projekt sehr komplex?
  • Gibt es viele Abhängigkeiten inner- und ausserhalb des Projektes?
  • Gibt es ein Problem mit der Skalierbarkeit des Projektes?

Ökonomie

  • Ist die Zeit zu knapp berechnet?
  • Ist das Budget zu knapp berechnet?
  • Gibt es andere Prioritäten im Umfeld des Projektes, welche stören?
  • Gibt es Abhängigkeiten, welche das Projekt bedrängen könnten?

Kunden

  • Können Kunden interne Prozesse das Projekt stören?
  • Gibt es andere Prioritäten, welche das Projekt stören?
  • Gibt es Departements-Scharmützel?
  • Gibt es personelle Abhängigkeiten, welche das Projekt stören?
  • Sind die Verantwortungs-/Entscheidungsträger weit weg vom Projekt?
  • Gibt es Unstimmigkeiten zwischen Marketing und Produktion?

Zufall

  • Hat sich gerade eine Katastrophe ereignet?
  • Sind unerwartete Ereignisse eingetroffen?

Anforderungskatalog

Fragen zu den verschiedenen Anforderungen oder Bedingungen zum Projekt.

Bewerte die Fragen mittels einer positiven oder negativen Einschätzung einer Note.

Menschen

  • Wie gut sind die benötigten Skills?
  • Wie gut sind essenzielle Expertisen vertreten?

Usability

  • Wie komplex ist die Informations-Architektur und Funktionalität?
  • Sind viele Human Centered Prozesse vorgesehen?
  • Sind User-Tests vorgesehen?
  • Wie gut kann Accessibility umgesetzt werden?

Erscheinung

  • Wie klar sind die Design-Vorgaben?
  • Wie gut passen diese mit den Gestaltungsgrundlagen überein?
  • Wie anspruchsvoll ist die Responsiveness umsetzbar?
  • Können anspruchsvolle Funktionen (Module) vorab identifiziert werden?

Prozess

  • Wie schätzt du den zur Verfügung stehenden zeitlichen Aufwand ein?
  • Wie schätzt du das finanzielle Budget ein?
  • Sind die Marketing-Ziele eingeplant ins Konzept?
  • Wie fliessend sind die Workflows?
  • Ist die Gesamtstrategie integriert?
  • Kann der KPI umgesetzt werden?
  • Kann der ROI eingehalten werden?

Technik

  • Sind die Frontend Techniken abgestimmt?
  • Gibt es neu zu entwickelnde, komplexe Module?
  • Gibt es komplexe API's (Schnittstellen) die geschaffen werden müssen?
  • Gibt es wichtige Sicherheitsvorgaben?
  • Gibt es Restriktionen bezüglich Kunden Hardware/Software?

Der Weg ist das Ziel.

Achtsamkeit dem Prozess gegenüber hilft - frühzeitig zu agieren, statt nur zu reagieren.

Web-Industrie

Als Webdesigner*in ist man eingebettet in ein sich stetig änderndes System. Die Berufsbezeichnungen wandeln genauso wie die Team-Prozesse oder Unternehmensstrukturen. Ganz zu schweigen von der Grafikbranche die total umgekrempelt wird.

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